DocuPlan werkplaats| DocuPlan planborden: Met de werkorder de werkplaats van autobedrijven plannen | | | Werkplaatsplanning met behulp van een DocuPlan planbord voor autobedrijven
DocuPlan is een planbordoplossing waarin eenvoud, gemak en duidelijkheid de uitgangspunten zijn. Uitgangspunten die zorgen voor verbetering van rendement, rust aan de receptie en een optimale werkplaatsbezetting.
Een optimale bezetting is de juiste balans tussen de verkochte uren en de tijd die vrijgehouden wordt voor uitloop
van werk en binnenvallers. |
DocuPlan is gebaseerd op het plannen van de beschikbare capaciteit per monteur. De werkorder (of plandocument) formaat A4 hoog (210mm breed x 297mm hoog) is de basis voor de planning. De handgeschreven of geprinte werkorder voorziet u van een tijdlijn, die aangeeft hoeveel tijd u voor de werkzaamheden reserveert. De werkorder plaatst u vervolgens in het planbord op de juiste dag en juiste monteur. U ziet dus in één oogopslag hoe uw bezetting is, wanneer u nieuwe afspraken kunt maken dan wel de juiste monteur aanwezig is. Door gebruik te maken van gekleurde tijdlijnen ziet u direct hoeveel wachters u
’s-ochtends heeft. DocuPlan stelt u in staat om: per monteur 2 tot 4 weken vooruit te plannen, waarbij u prima gebruik kunt maken van een bepaald specialisme van een monteur bij een bepaalde reparatie uitstekend inzicht te krijgen in de spreiding van het werkaanbod per dag door toepassing van verschillende kleuren tijdlijnen op de werkorder eenvoudig een afspraak te verplaatsen betere en volledige inventarisatie te maken van de onderhoudsbeurt of reparatie bij het maken van de afspraak.
Met een goede planning van de werkplaats realiseert u een tweetal belangrijke zaken: Om bovenstaande zaken te realiseren is het belangrijk de volgende punten te bewaken: - tijdsduur per reparatie of onderhoudsbeurt
- soort afspraak.
Onderstaand een toelichting/richtlijn voor een optimaal gebruik van DocuPlan werkplaatsplanning: Tijdsduur
Uw planning valt of staat met een goede inventarisatie van de werkzaamheden op het moment dat de klant een afspraak met u maakt voor een onderhoudsbeurt. De werkorders van BusyMark nodigen uit om meer details te noteren, waardoor een betere inschatting van de benodigde tijd mogelijk is.
De werkorder is voorzien van een ruime tijdbalk, waarop per kwartier nauwkeurig de werkzaamheden kunnen worden gepland. U kunt, door gebruik te maken van verschillende kleuren, ook direct aangeven wat voor soort afspraak gemaakt is. Hierover dadelijk meer. Om die service en aandacht aan uw klanten te besteden die u noodzakelijk vindt, is het voor de receptionist(e) prettig wanneer er maximale spreiding wordt gerealiseerd in het brengen en halen van de auto's. Met DocuPlan bent u in staat vooraf te bepalen hoe laat een reparatie wordt uitgevoerd, zodat u met de klant een gericht tijdstip kunt afspreken om de auto te brengen. Uw voordeel: uw klant hoeft niet lang aan de balie te wachten tot de receptionist(e) tijd heeft de receptionist(e) heeft voldoende tijd om de reparatie met de klant door te spreken en wellicht andere omzetmogelijkheden aan te boren.
Soort afspraak
Gebruik van kleur is een ideaal middel om te zien wat voor soort afspraak u heeft gemaakt. Voor uw planning is het immers makkelijk om te weten of de auto de gehele dag beschikbaar is voor reparatie of dat u juist een vaste tijdafspraak heeft gemaakt met uw klant.
Onderstaand een advies voor gebruik van kleuren: Rode tijdlijn
Uw klant brengt en haalt zijn auto op een afgesproken tijdstip. Wij adviseren u deze afspraken aan het begin van de dag te maken, waardoor u voorkomt dat een brug/werkplek bij toeval vol staat. Groene tijdlijn
Uw klant brengt en haalt zijn auto aan het begin c.q. einde van zijn werkdag. De reparatie- of onderhoudsduur staat vast, met dit voordeel, dat het tijdstip binnen de werkdag kan variëren. U heeft dus nog de mogelijkheid om enigszins te schuiven met uw dagplanning. Blauwe tijdlijn
Werkzaamheden ten behoeve van uw afdeling verkoop, bijv. gereedmaken van nieuwe en gebruikte auto's. Zwarte tijdlijn
Werkzaamheden ten behoeve van schadeherstel.
Inplannen van de werkorder
Nadat u de noodzakelijke gegevens op de werkorder heeft ingevuld, plaatst u deze op de betreffende datum/tijd in de rij van de monteur, die de opdracht zal uitvoeren.
Hulpkaarten
Inzicht in de planning kan worden aangevuld met extra informatie als inzicht in de vrije dagen van medewerkers, het werk uitbesteed aan derden en eventueel uitgifte van huur/leenauto's. Genoemde punten worden zichtbaar gemaakt met hulpkaarten, die in 3 kleuren leverbaar zijn. De kaarten zijn beschrijfbaar met uitwisbare viltstiften. Ook hierbij maakt u gebruik van de tijdbalk in de kop van de hulpkaarten.
Onderstaand een advies voor gebruik van kleuren: Oranje hulpkaart
De kleur oranje adviseren wij voor het plannen van snipper- en vakantiedagen, cursusdagen, ATV-dagen en eventuele afwezigheid door ziekte. Groene hulpkaart
De kleur groen adviseren wij voor het plannen van de uitgifte van huur/leenauto's. Voor elke beschikbare auto gebruikt u één vrije sleuf. Heeft u meer dan 4 auto's beschikbaar dan adviseren wij gebruik de maken van onze speciale verhuurplanning. Blauwe hulpkaart
De kleur blauw adviseren wij voor het plannen van werk derden/uitbesteed werk. Op de blauwe hulpkaart noteert u de naam van uw klant en plaatst deze hulpkaart onder de datum, waarop de auto bij uw bedrijf terug moet zijn.
Plaatsing
Het DocuPlan planbord kunt u middels haken ophangen aan een muur. Een alternatief is plaatsing van het DocuPlan planbord op een vast of verrijdbaar statief. Werkorders/plandocumenten
BusyMark heeft diverse soorten werkorders/plandocumenten ontwikkeld, afhankelijk van de wijze waarop u bent georganiseerd.
Klik hier voor meer informatie over werkorders. Samenvatting
Gebruik van DocuPlan zal leiden tot: rendementsverbetering van uw werkplaats. Door een betere planning realiseert u een betere bezetting, dus meer te factureren werkplaatsuren èn onderdelen serviceverhoging naar uw klant, door terugbrengen van wachttijden en geringere kans op fouten zoals dubbele afspraak en tijdige signalering van het uitlopen van de werkzaamheden meer rust en duidelijkheid in uw organisatie omdat voor iedere medewerker de activiteiten beter zijn georganiseerd.
Bestellen?
Klik hier voor de prijslijst en het bestelformulier. |
DagPlan: De ideale aanvulling op DocuPlan
Het DagPlan planbord is een overzichtelijk planbord waarin elke werkorder per monteur in een werkorderfoedraal wordt geplaatst. Het gebruik van een DagPlan planbord geeft als voordeel dat de chefwerkplaats meer rust krijgt in de organisatie omdat de monteur zelfstandiger werkt. De monteur kan onafhankelijk van de chefwerkplaats aan het volgende werk beginnen. Hij hoeft daarbij niet telkens te wachten op de volgende opdracht van zijn chefwerkplaats. Wachttijd van de monteur op de chefwerkplaats wordt daarmee voorkomen, waardoor de monteur effectiever kan worden ingezet.
| 
